Informativa policy sulla vaccinazione

INFORMATIVA POLICY SULLA VACCINAZIONE UTENTI SITO

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1. Finalità

AS Learn Agency tutela la salute e la sicurezza delle persone che lavorano, collaborano o partecipano alle proprie attività formative, nel rispetto della dignità, della libertà personale, della riservatezza e del principio di non discriminazione.

La presente Policy definisce:

• i principi aziendali relativi alla vaccinazione contro COVID-19;
• le responsabilità della Direzione e del medico competente;
• le regole sul trattamento dello stato vaccinale;
• le modalità di gestione delle assenze collegate alla vaccinazione;
• le misure di prevenzione applicabili durante corsi, riunioni ed eventi;
• la tutela contro pressioni, discriminazioni e diffusione illecita di dati sanitari;
• le modalità di aggiornamento in caso di nuove disposizioni normative o sanitarie.

La Policy non costituisce una prescrizione medica e non sostituisce le indicazioni del medico di medicina generale, del medico vaccinatore o delle autorità sanitarie.

2. Ambito di applicazione

La Policy si applica, secondo la natura del rapporto e dell’attività svolta, a:

• dipendenti a tempo determinato e indeterminato;
• collaboratori e consulenti;
• docenti, tutor e formatori;
• tirocinanti e stagisti;
• responsabili e coordinatori;
• personale amministrativo e tecnico;
• professionisti esterni che operano stabilmente per AS Learn Agency;
• persone che lavorano in presenza, da remoto o in modalità ibrida.

Gli utenti dei corsi, gli allievi e i visitatori sono tenuti a rispettare le misure organizzative e sanitarie eventualmente applicabili negli spazi utilizzati da AS Learn Agency, senza essere obbligati a comunicare il proprio stato vaccinale in assenza di una specifica base normativa.

3. Quadro normativo e situazione attuale

Alla data di adozione della presente Policy, non risulta vigente un obbligo vaccinale generale contro COVID-19 applicabile al personale di una normale agenzia di formazione e servizi digitali. Questa conclusione deriva dalla cessazione degli obblighi straordinari introdotti durante l’emergenza e dal fatto che l’attuale campagna ministeriale è formulata in termini di indicazioni e raccomandazioni sanitarie. Eventuali obblighi futuri potranno essere applicati esclusivamente se introdotti da una nuova disposizione normativa e nei limiti da essa stabiliti.

La pagina ufficiale del Ministero della Salute, alla data del presente documento, richiama la Circolare del 22 settembre 2025 relativa alla campagna autunnale e invernale 2025-2026. Le indicazioni sanitarie successive sostituiranno quelle precedenti e dovranno essere verificate prima di ogni aggiornamento della Policy.

4. Principi aziendali

AS Learn Agency applica i seguenti principi:

Volontarietà: in assenza di un obbligo previsto dalla legge, la decisione di vaccinarsi appartiene alla sfera personale e sanitaria dell’interessato.

Riservatezza: lo stato vaccinale costituisce un’informazione relativa alla salute e non deve essere raccolto, diffuso o utilizzato senza un valido presupposto normativo.

Non discriminazione: la scelta di vaccinarsi, di non vaccinarsi o di non comunicare informazioni sanitarie non può comportare vantaggi o penalizzazioni professionali.

Proporzionalità: le misure di prevenzione devono essere fondate sui rischi effettivi delle attività e non su valutazioni arbitrarie relative alle scelte sanitarie individuali.

Prevenzione: la tutela della salute viene perseguita mediante organizzazione, informazione, igiene degli ambienti e misure definite nel DVR.

Aggiornamento: la presente Policy viene riesaminata in caso di nuove leggi, indicazioni sanitarie o modifiche delle attività aziendali.

5. Vaccinazione volontaria

In assenza di uno specifico obbligo normativo applicabile, AS Learn Agency:

• non impone la vaccinazione;
• non richiede di dichiarare se una persona sia vaccinata;
• non richiede il numero o la data delle dosi ricevute;
• non richiede copia di certificati o attestazioni vaccinali;
• non condiziona assunzioni, collaborazioni, incarichi o rinnovi allo stato vaccinale;
• non attribuisce premi o vantaggi alle persone vaccinate;
• non applica penalizzazioni alle persone non vaccinate;
• non richiede spiegazioni sulle scelte sanitarie individuali;
• non redige elenchi di persone vaccinate o non vaccinate.

Il datore di lavoro non può normalmente acquisire i nominativi dei dipendenti vaccinati o le copie delle certificazioni, neppure basandosi sul consenso del lavoratore. Può ricevere dal medico competente soltanto il giudizio di idoneità alla mansione e le eventuali prescrizioni o limitazioni.

6. Informazione sanitaria

AS Learn Agency può mettere a disposizione informazioni generali riguardanti:

• campagne vaccinali pubbliche;
• indicazioni del Ministero della Salute;
• modalità di accesso ai servizi sanitari regionali;
• misure di prevenzione delle infezioni respiratorie;
• comportamenti da adottare in presenza di sintomi;
• recapiti dei servizi sanitari competenti.

Le comunicazioni devono provenire da fonti istituzionali, utilizzare un linguaggio neutrale e non trasformarsi in pressioni dirette o indirette.

Per valutare opportunità, controindicazioni, richiami o possibili reazioni, la persona interessata deve rivolgersi al proprio medico o a un professionista sanitario qualificato.

7. Ruolo del medico competente

Quando previsto dalla normativa sulla salute e sicurezza, il medico competente:

• opera con autonomia professionale;
• tratta le informazioni sanitarie necessarie alla sorveglianza sanitaria;
• mantiene il segreto professionale;
• esprime il giudizio di idoneità alla mansione;
• indica eventuali prescrizioni o limitazioni;
• propone misure preventive;
• informa il lavoratore sugli aspetti sanitari di propria competenza.

Il medico competente non comunica alla Direzione o ai responsabili il dettaglio delle diagnosi, lo stato vaccinale o le motivazioni cliniche. Il datore di lavoro può conoscere esclusivamente il giudizio di idoneità e le misure organizzative da adottare.

8. Attività formative e rischio biologico

Le ordinarie attività di formazione, marketing, progettazione digitale ed e-learning non comportano automaticamente l’applicazione delle misure speciali previste per le mansioni con esposizione professionale diretta ad agenti biologici.

L’eventuale presenza di un rischio biologico professionale deve risultare dalla valutazione concreta delle attività e dal Documento di valutazione dei rischi. Nei contesti in cui tale disciplina sia effettivamente applicabile, le misure sanitarie e l’eventuale messa a disposizione di vaccini devono essere gestite con il coinvolgimento del medico competente. L’articolo 279 del Decreto legislativo n. 81/2008 non rappresenta un obbligo vaccinale generale per tutti i luoghi di lavoro.

9. Divieto di raccolta dello stato vaccinale

AS Learn Agency non deve raccogliere o conservare:

• certificazioni vaccinali;
• fotografie o scansioni di documenti sanitari;
• informazioni sulle dosi ricevute;
• date di vaccinazione;
• indicazioni sulle prenotazioni;
• motivazioni mediche della mancata vaccinazione;
• dichiarazioni sostitutive sullo stato vaccinale;
• elenchi relativi al personale vaccinato o non vaccinato.

La raccolta generalizzata di tali informazioni può determinare trattamenti illeciti e una conoscenza ingiustificata di dati sanitari da parte del personale aziendale. Anche recenti attività del Garante hanno evidenziato criticità connesse alla diffusione o accessibilità interna delle informazioni vaccinali dei dipendenti.

10. Comunicazioni spontanee o accidentali

Dipendenti e collaboratori sono invitati a non inviare documenti vaccinali attraverso:

• posta elettronica aziendale;
• chat interne;
• moduli amministrativi;
• piattaforme didattiche;
• sistemi CRM;
• cartelle condivise;
• canali ordinari destinati alla gestione delle assenze.

Qualora un documento sanitario venga ricevuto accidentalmente, AS Learn Agency deve:

1. limitarne immediatamente l’accesso;
2. evitare copie o ulteriori comunicazioni;
3. informare l’interessato dell’utilizzo di un canale non appropriato;
4. cancellare il documento quando non esiste una base legale per conservarlo;
5. coinvolgere, quando necessario, il referente privacy;
6. valutare se l’evento costituisca una violazione dei dati personali;
7. indirizzare la persona al medico competente per eventuali necessità sanitarie.

11. Eventuale vaccinazione nei luoghi di lavoro

Qualora le autorità competenti autorizzino nuove campagne vaccinali aziendali, AS Learn Agency potrà aderirvi soltanto previa verifica normativa, sanitaria e organizzativa.

In tale ipotesi:

• l’adesione sarà volontaria, salvo un eventuale obbligo di legge;
• le adesioni saranno gestite dal personale sanitario;
• anamnesi, somministrazione e registrazione saranno effettuate da soggetti sanitari autorizzati;
• la Direzione non riceverà l’elenco degli aderenti;
• gli appuntamenti saranno organizzati tutelando la riservatezza;
• la mancata adesione non comporterà conseguenze professionali;
• verrà fornita un’apposita informativa sul trattamento dei dati;
• gli eventuali fornitori sanitari saranno formalmente designati secondo la normativa applicabile.

Il Garante ha precisato che, nelle campagne vaccinali nei luoghi di lavoro, raccolta delle adesioni, somministrazione e registrazione devono essere gestite dal medico competente o da altro personale sanitario autorizzato, mantenendo separati i compiti del datore di lavoro.

12. Appuntamento vaccinale durante l’orario di lavoro

Quando l’appuntamento ricade nell’orario di lavoro, l’assenza viene gestita secondo:

• normativa vigente;
• CCNL applicato;
• contratto individuale;
• permessi disponibili;
• regolamento aziendale;
• preventiva comunicazione al responsabile.

La presente Policy non introduce automaticamente un permesso retribuito aggiuntivo. Eventuali condizioni migliorative devono essere approvate e comunicate formalmente da AS Learn Agency.

Quando sia necessario documentare l’assenza, deve essere richiesta un’attestazione priva di informazioni sanitarie eccedenti, ove sufficiente ai fini amministrativi.

13. Malessere successivo alla vaccinazione

Qualora una persona non sia in grado di lavorare dopo la vaccinazione:

• informa tempestivamente il responsabile della propria assenza;
• segue le ordinarie procedure previste per la malattia;
• trasmette esclusivamente la documentazione richiesta dalla normativa;
• non è tenuta a comunicare all’azienda diagnosi, sintomi dettagliati o tipologia del vaccino;
• si rivolge ai servizi sanitari per ogni valutazione clinica.

AS Learn Agency non formula diagnosi e non fornisce indicazioni sanitarie individuali.

14. Lavoratori fragili e situazioni personali

Le persone con condizioni di particolare fragilità o esigenze sanitarie possono rivolgersi:

• al medico competente;
• al medico di medicina generale;
• alle strutture sanitarie competenti;
• agli altri soggetti previsti dalla normativa.

Alla Direzione devono essere comunicate esclusivamente le eventuali indicazioni organizzative necessarie, quali:

• limitazioni alla mansione;
• adattamenti temporanei;
• modalità di lavoro compatibili;
• prescrizioni;
• necessità di ulteriori misure di protezione.

La diagnosi e le motivazioni cliniche non devono essere comunicate ai responsabili aziendali.

15. Misure generali di prevenzione

Indipendentemente dallo stato vaccinale, AS Learn Agency può adottare misure proporzionate alla situazione epidemiologica e alla valutazione dei rischi, come:

• pulizia regolare degli ambienti;
• adeguato ricambio dell’aria;
• disponibilità di prodotti per l’igiene delle mani;
• organizzazione responsabile degli spazi formativi;
• utilizzo di modalità online o ibride;
• informazione sulle infezioni respiratorie;
• gestione prudente delle presenze in caso di sintomi;
• applicazione di misure prescritte dalle autorità;
• utilizzo di dispositivi di protezione quando necessario o imposto.

Tali misure devono applicarsi secondo criteri oggettivi e non possono trasformarsi in strumenti di discriminazione basati sullo stato vaccinale.

16. Corsi presso scuole, aziende ed enti

Quando dipendenti, collaboratori o formatori operano presso sedi di clienti, scuole, università, enti pubblici o partner, devono rispettare le misure legittimamente adottate dalla struttura ospitante.

Qualora venga richiesto di comunicare lo stato vaccinale, la persona non deve trasmettere autonomamente documentazione sanitaria. La richiesta deve essere inoltrata alla Direzione, che verifica:

1. l’esistenza di una norma applicabile;
2. la legittimità della richiesta;
3. la tipologia di dati realmente necessari;
4. il soggetto autorizzato a effettuare l’eventuale verifica;
5. la possibilità di adottare soluzioni alternative meno invasive;
6. l’opportunità di coinvolgere il medico competente o il referente privacy.

Una clausola contrattuale generica del cliente non legittima automaticamente la raccolta di dati sanitari.

17. Studenti, corsisti e minorenni

AS Learn Agency non raccoglie informazioni vaccinali di studenti e corsisti, salvo che una norma specifica renda tale trattamento necessario e individui chiaramente soggetti, finalità e modalità.

Quando le attività coinvolgono minorenni:

• non devono essere richieste dichiarazioni sullo stato vaccinale;
• non devono essere diffuse informazioni sanitarie nei registri o nelle piattaforme;
• eventuali comunicazioni sanitarie devono essere indirizzate ai soggetti istituzionalmente competenti;
• devono essere applicate particolari misure di riservatezza;
• devono essere rispettate le procedure definite dalla scuola e dalla famiglia, nei limiti di legge.

18. Non discriminazione e comportamento rispettoso

È vietato penalizzare, isolare, molestare o sottoporre a pressioni una persona a causa:

• della vaccinazione;
• della mancata vaccinazione;
• dell’impossibilità clinica di vaccinarsi;
• della mancata comunicazione dello stato vaccinale;
• della richiesta di tutela della propria riservatezza;
• dell’utilizzo dei canali sanitari previsti.

Non sono ammessi:

• commenti offensivi;
• battute o giudizi sulle scelte sanitarie;
• diffusione di informazioni ricevute in confidenza;
• esclusione ingiustificata da corsi o progetti;
• modifiche punitive degli incarichi;
• valutazioni professionali basate sulla scelta vaccinale;
• pressioni da parte di colleghi, responsabili, clienti o partner.

19. Protezione dei dati personali

Le informazioni sulla vaccinazione rientrano nei dati relativi alla salute e richiedono particolari garanzie.

Quando un trattamento risulti eccezionalmente necessario, AS Learn Agency deve:

• individuare una base giuridica adeguata;
• definire finalità specifiche;
• raccogliere solo i dati indispensabili;
• limitare gli accessi;
• fornire un’informativa;
• stabilire tempi di conservazione;
• adottare misure di sicurezza;
• documentare ruoli e responsabilità;
• cancellare i dati non più necessari.

Il consenso del dipendente non rappresenta normalmente una base adeguata per permettere al datore di lavoro di acquisire lo stato vaccinale, considerato lo squilibrio esistente nel rapporto lavorativo.

20. Comunicazione esterna

AS Learn Agency non pubblica e non comunica:

• percentuali interne di persone vaccinate;
• elenchi nominativi;
• fotografie di certificazioni;
• informazioni riferibili a singoli dipendenti o collaboratori;
• dichiarazioni che presentino il personale come integralmente vaccinato;
• informazioni sanitarie a fini promozionali.

Eventuali dati statistici possono essere utilizzati solo se provenienti da fonti autorizzate, realmente anonimi e non riconducibili alle singole persone.

21. Segnalazioni

Richieste illecite, pressioni, discriminazioni, diffusioni di dati vaccinali o violazioni della presente Policy possono essere segnalate a:

Referente aziendale: dott. Ali Sheta
Referente privacy/DPO, se nominato: dott. Ali Sheta
Email riservata: ali-sheta@virgilio.it
Contatto generale: info@as-learn.it

Le segnalazioni devono essere gestite con riservatezza, imparzialità e senza ritorsioni.

Quando il fatto rientra nell’ambito della procedura whistleblowing, deve essere utilizzato il relativo canale riservato e non l’indirizzo email generale.

22. Ruoli e responsabilità

Direzione

La Direzione:

• approva e aggiorna la Policy;
• verifica le disposizioni applicabili;
• impedisce raccolte improprie di dati sanitari;
• garantisce la non discriminazione;
• coordina gli aggiornamenti del DVR;
• autorizza le misure organizzative.

Responsabili e coordinatori

I responsabili:

• non chiedono informazioni sullo stato vaccinale;
• gestiscono correttamente assenze e sostituzioni;
• rispettano la riservatezza;
• non esercitano pressioni;
• segnalano eventuali violazioni;
• applicano soltanto procedure formalmente approvate.

Medico competente

Il medico competente:

• tratta i dati sanitari necessari;
• tutela il segreto professionale;
• esprime i giudizi di idoneità;
• propone misure preventive;
• non comunica dati clinici al datore di lavoro.

Dipendenti e collaboratori

Dipendenti e collaboratori:

• rispettano le misure di sicurezza;
• non diffondono informazioni sanitarie altrui;
• utilizzano i canali appropriati;
• comunicano tempestivamente le assenze;
• mantengono un comportamento rispettoso.

Referente privacy o DPO

Il referente privacy:

• verifica i trattamenti;
• gestisce eventuali comunicazioni accidentali;
• aggiorna informative e registri;
• valuta possibili violazioni dei dati;
• supporta la Direzione nell’applicazione della Policy.

23. Violazioni

Il mancato rispetto della presente Policy può comportare, secondo la gravità:

• richiamo organizzativo;
• formazione obbligatoria;
• rimozione o cancellazione dei dati raccolti illecitamente;
• limitazione degli accessi ai sistemi;
• revisione delle procedure;
• provvedimenti previsti dal CCNL o dal contratto;
• revisione del rapporto con collaboratori o fornitori;
• comunicazione alle autorità competenti, quando prevista.

Ogni intervento deve essere proporzionato e adottato nel rispetto delle garanzie applicabili.

24. Aggiornamento della Policy

La Policy viene riesaminata in caso di:

• nuove campagne vaccinali;
• modifiche legislative;
• nuove circolari del Ministero della Salute;
• indicazioni regionali rilevanti;
• aggiornamento del Documento di valutazione dei rischi;
• provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali;
• introduzione di nuove attività formative;
• variazioni delle modalità di lavoro;
• criticità o segnalazioni interne.

25. Clausola di salvaguardia

La presente Policy:

• non impone né sconsiglia la vaccinazione;
• non sostituisce il parere di un medico;
• non autorizza la raccolta generalizzata dello stato vaccinale;
• non sostituisce il DVR;
• non modifica automaticamente contratti, orari o permessi;
• non limita i diritti riconosciuti dalla legge o dal CCNL;
• deve essere interpretata secondo la normativa vigente.

In caso di contrasto prevalgono le disposizioni legislative, le indicazioni vincolanti delle autorità competenti e le condizioni contrattuali più favorevoli.

Approvato da: Direzione AS Learn®

Luogo e data: 22/07/2026

Firma del Legale Rappresentante

Direzione AS Learn®